Big Business Bürokratie

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Big Business Bürokratie

Sie prüfen, beraten, schulen: Wenn noch etwas wächst in Deutschland, dann sind es Dienstleister für die politisch verordnete Unternehmensbürokratie. Die prächtigen Profite der TÜVs und Dekras - und die schönsten Blüten des Kontrollzwangs

Zwei Männer in dunkelblauer Arbeitshose laufen spätabends den schmalen Flur eines sechsstöckigen Gebäudes in Düsseldorf entlang. Das Logo auf ihren T-Shirts verrät: Sie sind hier nur zu Besuch. Vier Wochen lang werden sie durch die Büros schleichen und sich an Kabeln und Steckdosenleisten zu schaffen machen. Das Duo arbeitet für die Deutsche Elektro Prüfgesellschaft (DPG). Es ist beauftragt, alle Verbindungen von PCs, Monitoren und Druckern, alle Netzteile und Stecker im Gebäude auf ihre Sicherheit zu kontrollieren. So wollen es zwei wichtige Vorschriften: das Arbeitsschutzgesetz und die Betriebssicherheitsverordnung.

Um nicht den Betriebsablauf zu stören, beginnen die Prüfer ihre Arbeit abends um acht. Feierabend ist um sechs Uhr in der Früh. Gearbeitet wird mit Musik und Podcast im Ohr. Und im Akkord. Zeit ist Geld. "Damit es sich für die Firma lohnt, müssen wir ein Soll von 220 Geräten pro Schicht erfüllen", sagt einer der beiden Männer und kratzt eine Mehrfachsteckdose aus einer Bodenklappe. Alles in Ordnung. Weiter zum nächsten Schreibtisch. Ab Gerät 198 pro Schicht gibt es für die Männer ein Extra des Chefs.

Für den Auftraggeber sind die vier Prüfwochen vor allem lästig, nervig - eine teure Pflicht. Natürlich, der Brandschutz. Und ja: Niemandem ist geholfen, wenn Mitarbeiter über Kabel stolpern, sich verletzen, wochenlang ausfallen. Aber ginge es nicht auch ein bisschen pragmatischer, lebensnäher - mit mehr Zutrauen in den gesunden Menschenverstand? Die DPG berechnet 3,59 Euro je Gerät. Ganz schön stolz. Am Ende stehen 40 000 Euro zu Buche. Und in zwei Jahren steht schon wieder die nächste Kontrolle an.

Sicherheit ist für die Büros und Betriebe ein ärgerlich durchlaufender Kostenposten. Und für die Prüf- und Kontrollfirmen ein verlässlich gut laufendes Geschäft.

Jede Norm, jedes Gesetz, jede Regel in Deutschland will nicht nur eingehalten, sondern auch überwacht sein. Und eine Industrie spezialisierter Dienstleister boomt mit dem Wuchern deutscher und europäischer Vorschriften. Sie schulen Mitarbeiter, bereiten Aktenberge auf, überwachen Prozesse und Lieferketten, pochen auf die Einhaltung von Berichtspflichten - und sitzen Betrieben im Nacken, bloß alle Vorschriften pünktlich zu erfüllen. Big Business Bürokratie. Ein Tummelplatz auch für Rechtsanwälte, Berater und Softwareanbieter, die Unternehmen ihre Hilfe anbieten, um den Wust an Vorschriften regelkonform abzuarbeiten. Für sie ist jede neue EU-Vorlage, jedes frische Formular der Stadtverwaltung kein Ärgernis. Sondern ein Umsatzgarant.

Es ist ein stabiler Markt, der bisher allen politischen Versprechen trotzt, die Bürokratie abzubauen. Kein Wunder. Die großen Player sind gut vernetzt in Berlin und Brüssel. Sie lobbyieren erfolgreich für ihre Interessen - für mehr statt weniger Verwaltungsaufwand. Wer sind die Profiteure der Bürokratie? Und wie funktionieren ihre Geschäftsmodelle?

Die Überwacher

Der Technische Überwachungsverein verdankt seine Popularität der vom Staat 1951 eingeführten Pflichtprüfung für Autos: ein Tüchtigkeitstest zur Vermeidung technikbedingter Unfälle im Straßenverkehr. Heute ist der TÜV ein Top-Dienstleister der Sicherheitsbürokratie: Mehr als 30 000 Mitarbeiter allein in Deutschland prüfen Kaffeemaschinen, Herzschrittmacher, Aufzüge, Brustimplantate. Man überwacht Industrieanlagen, Bauprojekte, schult Belegschaften.

Allein die drei großen TÜV-Gesellschaften - Rheinland, Süd, Nord - haben ihre Umsätze in den vergangenen Jahren deutlich gesteigert. 2024 erwirtschaftete das Trio 7,82 Milliarden Euro, ein Jahr später 8,43 Milliarden. Auch Mitbewerber Dekra meldet für 2025 ein Umsatzwachstum von 4,3 auf 4,4 Milliarden Euro. Wichtiger Treiber: Zertifikate und Prüfungen, Schulungen und Weiterbildungen.

Viele Unternehmen schicken ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter regelmäßig auf die Schulbank, um etwa beim Arbeitsschutz und der Betriebssicherheit keine Strafen zu riskieren. Sie firmieren dann als Beauftragte der Firmen: für Brandschutz, Datenschutz, Gefahrstoffe, Gewässerschutz, Fuhrpark, Arbeitssicherheit oder Abfall. Viele dieser Schulungen sind für Betriebe ab einer bestimmten Größe Pflicht.

Und für viele der Kurse sind teils hohe Summen fällig. Wer das Seminar "Befähigte Person zur Prüfung von Leitern und Tritten" beim TÜV Nord bucht, zahlt für den Tageskurs 702 Euro. Etwas mehr als 1000 Euro kostet der zweitägige Kurs zum Regalprüfer bei der Dekra.

Sabine Herold kann ziemlich genau beziffern, was ihre Firma jährlich für ihre Beauftragten berappen muss. Vor zwei Jahren ließ die Chefin des Klebstoffherstellers Delo aus Windach (Bayern) eine entsprechende Liste erstellen. Die Aufgabe war komplexer als gedacht: "Bis die Liste fertig war, haben wir etwa ein Jahr gebraucht", sagt Herold. Am Ende der Recherche standen 42 Beauftragte und mehr als 400 involvierte Mitarbeiter auf dem Papier. Fast jeder zweite Beschäftigte am Hauptstandort übernimmt eine Zusatzaufgabe, die der Gesetzgeber in Berlin oder Brüssel vorgeschrieben hat.

Darunter sind Leiterbeauftragte, Regalbeauftragte, Menschenrechtsbeauftragte und - Delo hat eine kleine Kantine - eine Infektionsschutzbeauftragte. Allein die Prüfer kosten Delo etwa 800 000 Euro pro Jahr - bei einem Jahresumsatz von zuletzt 245 Millionen Euro.

Einer der Beauftragten ist Christian Öfele, 44, Haustechniker - und zuständig für alle Leitern des Betriebs. Öfele patrouilliert mehrmals im Jahr an dem 60 000 Quadratmeter großen Standort, um sich vom ordnungsgemäßen Zustand der etwa 300 Leitern und Tritte zu überzeugen.

Und ihn zu dokumentieren. "Ich schaue, ob wir die Leitern noch verwenden können oder nicht", sagt Öfele. Ist eine Leiter in Ordnung, markiert er sie mit einem Aufkleber. Anschließend erstellt er einen Bericht. "Es muss halt irgendwo aufgeschrieben sein", sagt Öfele. Sehen wollte seine Berichte noch niemand.

Gesetze aus Berlin und Brüssel schaffen immer neue Arbeitsfelder für die Prüfprofis und ihre Schülerheere in den Betrieben. Was gestern Nachhaltigkeit und Umwelt waren, sind heute Cybersicherheit und KI. Und das Bürokratiebusiness liefert maßgeschneiderte Lösungen. Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz zum Beispiel. Es schreibt vor, dass Unternehmen ab 1000 Mitarbeitern die Menschenrechte weltweit achten und schützen müssen. Also ernannten viele Firmen einen entsprechenden Beauftragten. Bei Delo übernimmt Sven Reinfelder diesen Job.

Der Jurist prüft normalerweise Vertragstexte. Doch mittlerweile überwacht der 37-Jährige eben auch, dass der Klebstoffhersteller die Menschenrechte würdigt. Dafür muss Reinfelder im Grunde Selbstverständlichkeiten dokumentieren: "Zum Beispiel, dass die Kollegen Zugang zu Wasser und sanitären Anlagen haben." Wenn er einen Verdacht hat, dass Kunden oder Lieferanten gegen ethische Standards verstoßen, muss Reinfelder den Vorfall der Geschäftsführung melden. Doch das ist selten der Fall: "90 Prozent unserer Lieferanten kommen aus Deutschland", so der Beauftragte. Trotzdem müssten "alle dokumentieren, dass sie die Kinderrechte einhalten".

Die Verunsicherung, die das Gesetz hinterlassen hat, ist groß. Das stellte Reinfelder bei seiner Schulung fest, wo er auf zahlreiche Kolleginnen und Kollegen traf: "Alle wollten mit der Teilnahme auf der sicheren Seite sein, um überhaupt etwas in der Hand zu haben."

Die Anbieter ließen sich die verbreitete Unsicherheit mit etwa 3000 Euro für den dreitägigen Kurs bezahlen.

Die Archivare

Es ist also nicht nur das Geld. Es ist vor allem auch das Gefühl, dass man viel zahlt für etwas, was nicht wirklich nötig ist - und für etwas, was man sich nur vorsichtshalber vom Leib halten will. Deshalb klagen deutsche Unternehmen über einen "Bürokratie-Burn-out", schon lange: weil sie nicht mehr durchblicken durch die steigende Anzahl staatlicher Vorgaben, durch die Gesetze und Verordnungen, keinen Sinn, schon gar keinen Mehrwert in ihnen erkennen können.

Und der Frust steigt. In einer aktuellen Umfrage des Instituts der deutschen Wirtschaft gaben 80 Prozent der befragten Unternehmen an, dass sich der Aufwand für Berichts- und Dokumentationspflichten trotz des von der Politik versprochenen Bürokratieabbaus in den vergangenen drei Jahren erhöht habe.

Für die Firmen fallen neben dem Schul- und Personalaufwand noch weitere Kosten an, etwa für die Lagerung von Dokumenten. Abrechnungsbelege, Frachtbriefe, Gutachten, Jahresabschlüsse, Lohn- und Überstundenlisten, Verträge, Zollnachweise - viele Unterlagen müssen jahrelang aufbewahrt werden.

Und für welches Dokument welche Frist gilt, ist gründlich geregelt: Für Essensmarkenabrechnungen und Fahrtkostenerstattungsunterlagen sind es acht Jahre, für Bahnfrachtbriefe nur sechs. "Vieles lässt sich inzwischen zwar scannen und digital speichern", sagt der Essener Steuerexperte Roland Franz. Aber auch dafür würden strikte Regeln gelten. Und im Zweifel wollten Gerichte eben doch lieber das Original sehen.

Die Folgen der amtlich verordneten Sammelwut lassen sich in einem Gewerbegebiet am Rande Leverkusens beispielhaft besichtigen. Die fast fensterlose blaue Halle der Rhenus Office Systems erinnert aus der Ferne an ein schwedisches Möbelhaus. Nur, dass Kunden hier nicht in Pax-Schränke investieren, sondern in Ablageflächen für Akten.

Rhenus Office Systems betreibt in Deutschland laut Firmenhomepage insgesamt 15 solcher "Hochsicherheitsarchive", sieht sich selbst als Marktführer. Wer will, kann seine Akten von Rhenus auch digitalisieren, ja sogar pünktlich vernichten lassen. Die Firma ist praktischerweise Teil der Rethmann-Holding, zu der der Entsorgungsspezialist Remondis gehört.

Einige Schwergewichte tummeln sich im Aktenlagerbusiness, darunter das US-Unternehmen Iron Mountain, dessen Aktienkurs sich seit Anfang 2021 vervierfacht hat. Oder die Sicherheitsfirma Securitas, die vor mehr als 20 Jahren eine Sparte namens Document Solutions gegründet hat. Heute arbeiten in dem Geschäftsbereich rund 200 Mitarbeiter an fünf Standorten in Deutschland, teilt das Unternehmen mit; man archiviere mehr als 185 laufende Aktenkilometer und eine sechsstellige Anzahl an Datenträgern. Sorge, dass der Datenstrom irgendwann abreißt? Im Gegenteil. Ein Unternehmenssprecher kündigt den "weiteren Ausbau" der Sparte an. Noch deutlicher formuliert es Benedikt Steinmetz, Chef des mittelständischen Anbieters Blitzarchiv: "Wir verzeichnen eine kontinuierlich steigende Nachfrage und gewinnen jährlich mehrere Hundert Neukunden." Es gebe zwei Treiber des Trends. Zum einen sei es "der wachsende Bedarf von Unternehmen, interne Prozesse auszulagern und Flächen effizienter zu nutzen", sagt Steinmetz. Zum anderen: "zunehmende regulatorische Anforderungen".

Die Lösungsanbieter

Die Regulierungsflut mit technologischen Lösungen bewältigen - das ist das Versprechen vieler Start-ups. Es sind so viele, dass es in der Gründerszene einen eigenen Begriff für sie gibt: Regtechs.

Mannheim vor ein paar Tagen. Die Flure in der zehnten Etage des Loksite-Hochhauses wirken wie leer gefegt. Die Schreibtische der Softwareschmiede Osapiens sind verwaist. Selbst der Start-up-obligatorische Tischkicker bleibt heute unbespielt. "Normalerweise ist bei uns mehr los", versichert Mitgründer Stefan Wawrzinek. Aber sein Unternehmen beziehe gerade eine zusätzliche Etage in dem Gebäude. Und damit der Umzug möglichst reibungslos abläuft, seien die Mitarbeiter an diesem Freitag ins Homeoffice beordert worden.

Wer auf die Entwicklung des Unternehmens blickt, versteht leicht seinen steigenden Flächenbedarf. Osapiens, 2018 gegründet, beschäftigt rund 600 Mitarbeiter und zählt zum überschaubaren Kreis von Jungunternehmen, deren Wert von Investoren auf mehr als eine Milliarde Euro taxiert wird. Zu den Geldgebern zählen die US-Investmentbank Goldman Sachs sowie ein Joint Venture des weltweit größten Vermögensverwalters BlackRock und des Staatsfonds Temasek aus Singapur.

Was die Mannheimer für die Finanzschwergewichte so interessant macht: stabile Erträge, kaum versiegende Einnahmequellen. "Wir erleichtern Unternehmen den Umgang mit Dokumentationspflichten und Regulierungen", sagt Wawrzinek.

Weltweit mehr als 2500 Firmenkunden buchen bereits über die Osapiens-Plattform Softwarelösungen, mit denen sich 26 verschiedene Regulierungen und Berichtspflichten zu ökologischen, sozialen und nachhaltigen Kriterien managen lassen. Dazu zählen etwa das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, die Anti-Entwaldungsverordnung oder auch das EU-Rückverfolgbarkeitssystem für Fisch und Meeresfrüchte.

Je nach Vorschrift müssen die Unternehmen zwar auch über die Osapiens-Plattform detaillierte Informationen über ihre Zulieferer und Importeure hinterlegen oder Kennzahlen zum Wasser- und Energieverbrauch, zur Müllproduktion oder den CO2-Werten einbinden. Die Datenanreicherung und Lieferantenkommunikation übernimmt die Plattform dann aber automatisch. "Der Aufwand sinkt deutlich, und Unternehmen gewinnen Einblicke in ihre Lieferkette, die sie vorher schlicht nicht hatten", sagt Wawrzinek.

Auch andere Plattformen versprechen, den Regulierungsdschungel für Unternehmen zu lichten - teils mit prominenter Unterstützung.

So ist Ex-FDP-Chef und -Finanzminister Christian Lindner seit Kurzem Investor und Beirat des Münchner Start-ups Leegle. Die Firma nutzt KI, um Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu unterstützen.

Der Anbieter Eco Compliance aus hilft Unternehmen, anstehende Prüftermine, sogenannte Audits, zu meistern.

Bei Regpit geht es um die Anforderungen des Geldwäschegesetzes.

Und bei Kertos aus München kümmern sich rund 50 Mitarbeiter um IT- und Datensicherheitsstandards, die sich hinter kryptisch klingenden Kürzeln wie Tisax, SOC2, Nis2 und ISO 27001 verbergen.

Kilian Schmidt, einer der Kertos-Gründer, hat zuvor in den Rechtsabteilungen großer Onlineplayer gearbeitet und sich gewundert, dass es für die Unternehmen "wahnsinnig viele regulatorische Anforderungen" gibt: "Vor allem die Themen Datenschutz und Informationssicherheit sorgten immer wieder für unnötigen Ärger und hohe kapazitäre Belastung."

Die Datenschützer

Wie groß der Unmut in Sachen Datenschutz ist, zeigt eine ifo-Umfrage aus dem Jahr 2024. Die Wissenschaftler fragten, in welchem Bereich Unternehmen stark von Bürokratie betroffen seien. Und Datenschutzvorgaben belasten mehr als 70 Prozent der Unternehmen stark.

Das ist auch deshalb verständlich, weil Deutschland das Geschäftsfeld sozusagen zum Patent angemeldet hat: 1970 erließ Hessen das erste Datenschutzgesetz der Welt. Der Landtag erfand den Beruf des Datenschutzbeauftragten.

Heute bestimmt eine europäische Datenschutzgrundverordnung das Geschehen. Unternehmen müssen Daten dokumentieren, Risiken bewerten, Verstöße melden, Einwilligungen einholen. Und die EU-Gesetze sind komplex. Damit alles fehlerfrei gelingt, schulen Unternehmen Mitarbeiter - oder greifen auf Berater und Anwälte zurück. Wer die Rechtslage einhalten will, muss teuer investieren.

Die Branche trifft sich im April in der Geburtsstadt des Datenschutzes, in Frankfurt, zu den Datenschutztagen.

In einem grauen Hotelblock im Süden der Bankenstadt hoffen Unternehmen auf Orientierung bei der komplizierten Gesetzgebung. Vom kleinen Mittelständler bis zum multinationalen Konzern - sie alle suchen Beratung, Hilfe, Orientierung. Wer sich am Datenschutz versündigt, dem drohen nicht nur Bußgelder in Millionenhöhe. Sondern auch Freiheitsstrafen, auch wenn deutsche Aufsichtsbehörden sie nur selten verhängen.

Also lieber ein Ticket für die Datenschutztage buchen. Zwei Tage. 1500 Euro.

Die Besucher hören sich Vorträge der Datenschutzbeauftragten der Länder an. Und treffen auf Unternehmensberater und Rechtsanwälte, deren Kanzleien versprechen: Wir nehmen euch die Datenschutzsorgen. Es ist wie eine Art Ablass oder Beichte: Man entlastet sich. Delegiert sich das Unangenehme weg von der Seele.

Auf dem braunen Teppichboden und unter der weißen abgehängten Decke des Konferenzsaals ist eine Bühne aufgebaut. Vorn steht Rechtsanwalt Olaf Koglin, Geschäftsführer von LegalCheck 365. Er hilft beim datenschutzkonformen Einsatz von Cloud-Diensten wie Microsoft 365 und sagt: "Ich möchte nichts verkaufen, das niemand braucht."

Selbst Koglin wünscht sich, dass Behörden Verordnungen lockerer auslegen. Aber das schadete doch seinem Geschäftsmodell? Ach was. Auch beim Thema Entbürokratisierung hätten Unternehmen jede Menge Beratungsbedarf.

Der Nachmittag ermüdet viele Gäste: Auf Präsentationsfolien flimmern Abkürzungen der Datenschutzregeln verschiedener Länder, PIPL oder APPI. Sie tippen auf ihren Handys oder halten die Augen geschlossen. Zeit für Ulrich Kelber.

Der ehemalige SPD-Abgeordnete und Datenschutzbeauftragte der Bundesregierung weiß das Publikum mit einem Vortrag über KI-Ethik zu unterhalten. Kelber beschäftigt sich seit mehr als 20 Jahren mit Datenschutz und findet, dass der Servicegedanke gestärkt gehört: Die Regierenden müssten sich fragen: "Wo gibt es besonders viel Unsicherheit?" Und von dort aus unterstützen: mit Auslegungshilfen, Orientierungspapieren, Blaupausen, damit Unternehmen besser einschätzen können, "was erlaubt ist und was nicht". Kettensägendiskussionen mag Kelber nicht. In ihnen gehe es "oft nicht um Entbürokratisierung, sondern um Deregulierung oder Standardabbau. Das ist falsch."

Bürokratieabbau mit Maß und Mitte? Mag sein, dass das gut wäre. Aber der wird Bürgern und Unternehmen schon seit Jahren versprochen. Zuletzt war es Kanzler Friedrich Merz, der umfassende Maßnahmen zum Bürokratieabbau versprach.

Einigen konnten sich Union und SPD immerhin darauf, die Zahl der Sicherheitsbeauftragten in deutschen Unternehmen zu verringern. Und weiter?

"Die zahlreichen - zuvor von der Politik angemahnten und von den Unternehmen und Wirtschaftsverbänden auch gelieferten - Vorschläge aus der Wirtschaft wurden hingegen weitgehend ignoriert", sagt der Ökonom Klaus-Heiner Röhl vom Institut der deutschen Wirtschaft.

Doch warum tut sich die Politik beim Bürokratieabbau seit Jahrzehnten so schwer?

Eine Antwort liegt, natürlich, in Berlin. Die Hauptstadt ist nicht nur der Ort des Gesetzgebers, sondern auch das wichtigste Arbeitsfeld von Lobbyisten. Und besonders aktiv in puncto professioneller Politikberatung ist der TÜV-Verband. Die großen TÜV-Organisationen haben 2024 etwa 2,7 Millionen Euro für politischen Einfluss in Berlin ausgegeben. Mitbewerber Dekra investierte laut Lobbyregister 850 000 Euro. Geld, das Rendite abwerfen soll. Joachim Bühler sagt es so: "Natürlich ist es wichtig, dass wir unsere Sicht der Dinge der Politik mitteilen."

Der Politikwissenschaftler ist seit 2017 Geschäftsführer des TÜV-Verbands. Dutzende Schreiben haben er und seine Kollegen zuletzt an Ministerien, Abgeordnete, Staatssekretäre geschickt. Mal ging es um Themen wie Weiterbildung, Cybersicherheit oder Aufzugssicherheit. Mal um Sicherheitsereignisse wie den Anschlag auf die Stromversorgung in Berlin.

Und kaum war nach ein paar Tagen das Licht im Berliner Südwesten wieder an, ließ Bühler Innenminister Alexander Dobrindt, Wirtschaftsministerin Katherina Reiche und Bauministerin Verena Hubertz wissen, wie sich die "Resilienz kritischer Infrastrukturen" verbessern lasse. Zur Prüfung können "TÜV-Organisationen, ergänzend zur behördlichen Aufsicht, mit Begehungs- und Kontrollaufgaben betraut werden", schlug er vor.

Es läuft halt für die Branche der Prüfprofis. So viel ist sicher.

Einschübe

"Natürlich ist es wichtig, dass wir unsere Sicht der Dinge der Politik mitteilen"
Joachim Bühler, Geschäftsführer TÜV-Verband

"Wir erleichtern Unternehmen den Umgang mit Dokumentationspflichten und Regulierungen"
Stefan Wawrzinek, Mitgründer von Osapiens